Время — наше богатство

В этом мире есть одна вещь, которой мы владеем с рождения, которую тратим с завидной расточительностью и которой большинству из нас не хватает. Это время. Об эффективной его организации мы и поговорим в этой статье.

Один мой знакомый генеральный директор говорит, что с удовольствием разгонял бы всех работников-управленцев после 17:00. Если человек за рабочий день не справляется с объемом возложенных на него задач, то значит это не вполне компетентный специалист.

Можно «до винтика» рационализировать свой труд, уделять на обед не более получаса, свести перекуры к 3-м затяжкам в день, а утро в офисе начинать с бодрого вопроса «Что у нас на сегодня плохого?». Но, поверьте, это нисколько не поможет вам «расшиться» со всеми вопросами, которые накопились у вас за последний месяц.

Один серьезный бизнесмен в разговоре с мной признался: «Я научился в этой жизни главному — определять приоритеты». Вдумайтесь в эту фразу. Определять приоритеты — это значит каждый день, каждый час выделять главное для вас и второстепенное.

Существует так называемый принцип Парето, в той или иной мере справедливый для каждой сферы нашей жизни. В самом популярном виде он звучит так: «20% процентов людей выпивают 80% пива». Этот принцип справедлив и для бизнеса. Ведь 80% дохода дают вам 20% ваших клиентов. Он справедлив и для вашего времени. Из всех дел, которые у вас есть, 80% успеха приносят лишь 20% из них. Можно сказать, что из 10 дел, намеченных вами на сегодня, стоит заняться только двумя. Весь вопрос в том, чтобы найти именно те два дела, которые принесут вам успех.

Для этого надо сначала определить, что же для вас важнее всего.

• Начните с самого общего уровня — напишите, что для вас важно сделать в жизни (построить мост через Волгу, научить всех горожан бережно относиться к городу, заработать миллион долларов). Это цели, на которые вы будете ориентироваться в ближайшие лет десять. Они могут меняться, но когда они прописаны, создается представление, куда и какими темпами двигаться.
• Второй список целей — ваш план на ближайшие три года. Это среднесрочные перспективы. Стоит их прописать более подробно, прикинув по датам, по финансовым затратам. Например, если вы запланируете на следующий год строительство нового магазина, то вовсе неплохо уже сейчас поручить помощникам «провентилировать» вопрос с квалифицированной бригадой каменщиков, подружиться с Водоканалом и УльГЭС и начать присматривать грамотного директора. Как видите, есть основная цель, которая прописана у вас, а задачи под ее реализацию распределяются по исполнителям.
• И третьей группой целей будут те, которые вы бы реализовали, зная, что жить вам осталось полгода. Такое жесткое ограничение подстегнет вас к быстрейшей их реализации.
• Далее совсем неплохо провести над собой совершенно измывательскую процедуру — провести тотальный учет личного времени. Это действительно непросто, поскольку требуется невероятная воля и стремление к результату. Но игра стоит свеч, поскольку полученный результат вас потрясет и обескуражит.

Что необходимо сделать?

Жить целую неделю с внутренними часами. Что бы вы ни делали, чтобы с вами не происходило, ведите учет времени. Завтрак — 20 минут, одевание — 13 минут, треп с секретаршей — 23 минуты, разговор с приятелем по сотовому — 3 минуты 45 секунд, доклад бухгалтера — 25 минут. Если сорветесь, упражнение продлевается еще на неделю. Но даже после первого дня вы будете потрясены результатом, обнаружив, что почти 80% вашего времени уходит на нерезультативные разговоры по телефону, решение текущих и малозначимых дел, с которыми вполне справились бы подчиненные. И только 20% (и это в лучшем случае!) времени тратится вами на реально важные и требующие вашего участия дела.

Как с этим быть?

Вечером составьте план мероприятий на следующий день. Пусть он будет сколь угодно велик. Теперь вспомните, что из 10 дел реально требуют вашего участия всего два. И беспощадно вычеркните из органайзера остальные восемь. Возьмите лист бумаги и впишите те восемь заданий вот в такую таблицу:

В итоге вы не только освободили для развития перспективных проектов и новых встреч большую часть дня, но и сумели полезно нагрузить своих сотрудников. Правда, стоит помнить, что любого сотрудника надо нагружать не только текучкой, но и работой над перспективными проектами, чтобы он видел свет в конце тоннеля.

Если у вас возник вопрос, что же делать с внезапно свалившимся на вас свободным временем, советуем взглянуть на ваши планы на жизнь и на ближайшие три года. И тогда вы уверенно и продуктивно сумеете воспользоваться самым большим вашим богатством — вашим временем.

© Макаров А.Ю., 2000 год.