Как все успевать на работе и в жизни
Метод планирования нужно выбирать, исходя из типа Вашей личности
Еще четыре года назад я был намного больше уверен в эффективности всех методов планирования времени, чем сейчас. Что же поколебало мою уверенность? Я задумался над тем, почему люди, работающие в разных областях, попадают в столь похожие ситуации.
- Вы покупаете тренажер, но используете его как вешалку для одежды. При этом Ваш приятель вовсю крутит педали в своем директорском кабинете.
- Обещаете себе начать новую жизнь с нового года (месяца, понедельника), но сдержать обещание, как правило, не удается. А вот одноклассник как-то начал новую жизнь с понедельника, и она у него сейчас яркая и толковая.
- Покупаете дорогущий ежедневник или смартфон, идете на тренинг по тайм-менеджменту, а потом разочарованно всем рассказываете, что «со мной это не работает». Но сотни таких же, как Вы, Генеральных Директоров бодро пользуются диаграммами Ганта, методом «Альпы», применяют принцип Парето – и успешно планируют свое время.
Почему так происходит? Почему для кого-то методы тайм-менеджмента – настоящее подспорье, а для других это не более чем бесполезная игрушка? Конечно, роль играет внутренняя дисциплина, но дело не только в этом. К примеру, ни ежедневники, ни достаточно удачный MS Outlook у меня так и не прижились (см. рис. 1). Я прекрасно без них обхожусь и при этом не страдаю от патологической нехватки времени. Ответ пришел неожиданно. Так случилось, что я знаком с несколькими людьми, которые считаются успешными тайм-менеджерами; они написали книги по этой теме, их опыт эффективного управления временем можно назвать образцовым. Так вот, в их книгах описаны они сами! Свои методы они вырабатывали, анализируя себя. Это и есть ответ на вопрос, почему метод не всем приносит пользу: мы разные, и способ, эффективный для одного, другому ничего не даст.
Я предлагаю Вам выбрать метод тайм-менеджмента исходя из типа Вашей личности, который определяется с помощью теста Майерс-Бриггс (см. Глоссарий; пройти тест и определить свой тип личности Вы можете, например, на странице http://spt.skeletus.com/ru). Если сильно упростить, то согласно этой теории выделяются четыре основных типа личности: «интеллектуал», «вдохновитель», «пожарный» и «администратор». Личности каждого из этих типов подходит свой набор инструментов управления временем (см. табл. 1).
Глоссарий
Типология Майерс-Бриггс разрабатывалась Изабель Майерс-Бриггс и ее матерью Кэтрин Бриггс на основе труда «Психологические типы» швейцарского психолога и психиатра Карла Густава Юнга. Первые публикации относятся к концу 1920-х годов. Первая версия теста Майерс-Бриггс (MBTI) появилась в 1942 году, первая версия руководства по использованию
типологии – в 1944-м. Методика помогает определить тип личности, анализируя ориентацию сознания (внутрь себя или вовне), способ ориентирования в ситуации (на конкретную или общую информацию), основу принятия решений (рациональное или эмоциональное) и способ их подготовки (план или экспромт). Идентификатор типов Майерс-Бриггс широко применяется в бизнесе, в частности в некоторых крупных западных компаниях.
Подготовлено редакцией по материалам открытых источников.
В чем суть разных методов
Хронометраж. Поминутная запись всего, что Вы делаете в течение рабочего дня. Первая запись – время появления на работе и дело, к которому Вы приступили. Например: «8:00 – пришел на работу, включил компьютер, загрузил программы». Следующая точка – смена деятельности. Как только Вы меняете род занятия, тут же смотрите на часы, записываете время (с точностью до минуты) и дело, на которое переключились. Вторая и последующие записи могут выглядеть так: «8:10 – составил план на день», «8:22 – отвечаю на письма». Последняя запись фиксирует Ваш уход домой. С помощью такого хронометража Вы получите четкую информацию о том, чем занимались в течение рабочего дня и сколько времени (с точностью до минуты) потратили на каждое дело. Хронометраж желательно провести на протяжении одной-двух недель. По результатам сразу станет ясно, на что Вы тратите больше всего времени (обычно это какие-то ерундовые дела). Следующий шаг – принять решение о том, что Вы исключаете
из своего графика (те самые несерьезные занятия, поглощающие значительную часть дня).
MS Outlook. Почтовая программа. Используя вкладку «Календарь», можно несколькими щелчками мышки составлять планы на любой день и любое время, назначать встречи сотрудникам. Программа будет напоминать Вам обо всех запланированных делах (периодичность напоминания Вы можете выбирать). Вкладка «Контакты» хранит все номера телефонов, адреса электронной почты и любую другую информацию о Ваших коллегах и партнерах. Программа синхронизируется со смартфонами.
Диаграмма Ганта. Этот метод предполагает составление столбиковых диаграмм, отражающих график Ваших работ по какому-либо проекту (см. табл. 2).
Пирамида Франклина. Способ позволяет исходя из Вашей главной цели определять текущие и долгосрочные планы и не отвлекаться на лишнее (см. рис. 2). Планирование идет от общего (глобальных желаний и задач) к частному (краткосрочным целям и плану дня). Если Вы точно знаете, к чему стремитесь в своей жизни, то все Ваши планы легко выстраиваются и конкретные задачи логично вытекают из более общих. Весь жизненный распорядок, таким образом, подчинен
достижению главных жизненных целей (см. Как определить свою главную цель).
Карта желаний. Это визуальная фиксация Ваших идей и желаний. Из журналов, газет, Интернета нужно вырезать (распечатать) картинки, на которых изображено то, чего Вам хочется достичь или что Вы хотите иметь. Приклейте картинки в любом порядке на лист ватмана и прикрепите его на стену на работе или дома – там, где Вы будете видеть картинки каждый день по многу раз. Это поможет Вам никогда не забывать о своих желаниях и оценивать все свои действия как приближающие Вас к цели или нет. В отличие от предыдущего метода, при использовании карты желаний важность или неважность конкретных действий оценивается скорее подсознательно. Но результат есть! Люди, которые применяют этот метод, через год-два осуществляют больше половины желаний, включенных в карту.
План дел на месяц. Это лист со списком задач, которые нужно решить за месяц. В других планировщиках дела могут быть разбиты на маленькие подзадачи. Но важно не забывать, для чего Вы занимаетесь всеми этими мини-делами.
Метод «Альпы». Предполагает разработку такого плана, чтобы рабочий день был загружен делами не более чем на 60–70%. Кроме того, выполнение всех задач не нужно привязывать к конкретному времени – Вы должны просто видеть список того, что намереваетесь сделать. Так как ежедневно возникает множество мелких непредвиденных обстоятельств (Вам звонят, пишут, к Вам заходят за советом, сломался принтер, погас свет и т. п.), то выполнить все запланированные дела невозможно (нужно 100% рабочего дня), а попытка все успеть только вводит в состояние стресса. Для использования метода нужно уметь делегировать задачи – это-то и освободит Ваше время (см. далее статью «Как решить проблему нехватки времени за счет делегирования полномочий»). Выпишите все дела, которые Вы хотите сделать. Затем посчитайте, сколько времени займет каждое из них и сколько часов получится в сумме. Теперь определите, сколько длится 60%-й отрезок Вашего рабочего дня и оставьте в списке только те задачи, которые Вы успеете решить за это время.
Заключение
Планирование времени – это выбор наших приоритетов. Определить их Вы можете либо логически (пирамида Франклина), либо
с помощью образов (карта желаний). Однако главное при планировании – точно знать, к чему Вы стремитесь. Тогда список Ваших ежедневных задач выстроится сам собой. А если в голове каша – планирование невозможно.
© Александр Макаров, журнал «Генеральный директор», 2012 год.